Ablauf und Voraussetzungen
Eine geförderte Beratung ist kein Papierkrieg, aber sie folgt einer festen Reihenfolge. Wer sie einhält, bekommt den Zuschuss. Wer sie umstellt, bekommt ihn nicht.
Die fünf Schritte
Gerechnet ab dem ersten Telefonat bis zur Erstattung sollten Sie je nach Programm mit mehreren Wochen bis einigen Monaten rechnen.
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Erstgespräch und Zuschnitt
Wir klären, woran es hängt, ob ein förderfähiges Vorhaben daraus wird und welches Programm passt. Ergebnis ist eine Vorhabenbeschreibung, die zur Richtlinie passt — nicht ein Wunschzettel.
Dauer: rund 30 Minuten -
Antrag
Bei der BAFA-Förderung stellen Sie den Antrag online über die Antragsplattform der Behörde; wir bereiten Inhalt und Unterlagen vor. Beim INQA-Coaching führt der Weg zuerst über die Erstberatung bei einer regionalen INQA-Beratungsstelle.
zwingend vor Beratungsbeginn -
Bescheid
Sie erhalten den Bewilligungsbescheid beziehungsweise den Coaching-Scheck. Erst ab diesem Zeitpunkt darf beraten werden.
Bearbeitungszeit variiert -
Beratung
Die Beratung findet im Unternehmen statt, mit den Menschen, die es betrifft. Die Termine und Inhalte werden dokumentiert — das ist später Teil des Nachweises.
nach Bewilligung -
Verwendungsnachweis und Erstattung
Beratungsbericht, Rechnung und Zahlungsnachweis gehen an die Bewilligungsstelle. Nach der Prüfung wird der Zuschuss auf Ihr Konto erstattet.
Erstattungsverfahren
Was Sie bereithalten sollten
Nichts davon muss zum Erstgespräch vorliegen. Für den Antrag und spätestens für den Nachweis werden aber gebraucht:
- Angaben zum Unternehmen: Beschäftigtenzahl, Jahresumsatz oder Bilanzsumme, Gründungsdatum
- eine Beschreibung des Vorhabens und des angestrebten Ergebnisses
- Angaben zu bereits erhaltenen Beratungsförderungen und sonstigen De-minimis-Beihilfen
- nach der Beratung: Beratungsbericht, von Beraterin und Auftraggeber unterschrieben
- Rechnung des Beratungsunternehmens und ein Kontoauszug, der die vollständige Zahlung belegt
- die ausgefüllte EU-KMU- und De-minimis-Erklärung
Die KMU-Kriterien
Beide Programme setzen voraus, dass Ihr Unternehmen die KMU-Definition der Europäischen Union erfüllt. Maßgeblich sind weniger als 250 Beschäftigte und entweder höchstens 50 Millionen Euro Jahresumsatz oder höchstens 43 Millionen Euro Bilanzsumme. Bei Beteiligungen anderer Unternehmen werden deren Werte anteilig oder vollständig hinzugerechnet — das übersehen Unternehmensgruppen regelmäßig.
Sechs Fehler, die den Zuschuss kosten
- Vor der Bewilligung beginnen. Der häufigste und teuerste Fehler. Auch ein abgerechneter Vorbereitungstermin zählt als Beginn.
- Das Vorhaben zu weit fassen. „Wir wollen uns weiterentwickeln“ ist kein förderfähiges Vorhaben. Je konkreter das Ziel, desto reibungsloser die Bewilligung.
- Leistungen einrechnen, die nicht förderfähig sind. Laufende Steuer- oder Rechtsberatung, Buchführung und reine Gutachten gehören nicht in die Rechnung.
- Den Verwendungsnachweis schleifen lassen. Ohne vollständigen Nachweis wird nicht ausgezahlt, auch bei erfolgter Beratung.
- Die Vorfinanzierung nicht einplanen. Zwischen Rechnung und Erstattung liegt Zeit. Das ist Liquiditätsplanung, keine Überraschung.
- Nicht prüfen, ob die Beratung registriert ist. Bei der BAFA-Förderung sind nur Beratungen von Unternehmen förderfähig, die für das Programm beim BAFA registriert sind. Die Prüfpflicht liegt beim Auftraggeber. LIONEA ist registriert.
Wie viel Aufwand bleibt bei Ihnen?
Erfahrungsgemäß zwei bis drei Stunden: das Erstgespräch, das Zusammentragen der Unternehmensdaten und die Unterschriften. Antragstext, Abstimmung mit der Bewilligungsstelle und Zusammenstellung des Nachweises übernehmen wir.
Fragen zum Verfahren
Wie lange dauert es vom Antrag bis zur Bewilligung?
Das hängt von der Auslastung der Bewilligungsstelle ab und lässt sich nicht garantieren. Planen Sie Puffer ein und legen Sie den geplanten Beratungsbeginn nicht auf den Tag nach der Antragstellung.
Können wir die Beratung frei mit Ihnen abstimmen?
Inhaltlich ja. Gebunden sind Sie an das im Antrag beschriebene Vorhaben — was dort steht, sollte also stimmen. Deshalb nehmen wir uns für den Zuschnitt vorab Zeit.
Was passiert, wenn der Antrag abgelehnt wird?
Dann findet die Beratung in diesem Zuschnitt nicht statt, und Ihnen entstehen dafür keine Kosten. In vielen Fällen lässt sich das Vorhaben anders fassen oder über das jeweils andere Programm abbilden — das besprechen wir dann.
Zählt die Förderung als De-minimis-Beihilfe?
Ja. Der Zuschuss wird als De-minimis-Beihilfe nach der Verordnung (EU) 2023/2831 gewährt. Deren Obergrenze liegt bei 300.000 Euro je Unternehmen innerhalb von drei Jahren, gerechnet über alle De-minimis-Beihilfen zusammen. Für eine Beratungsförderung ist dieser Rahmen praktisch nie das Problem — er wird aber abgefragt, und die Erklärung gehört zum Verwendungsnachweis. Führen Sie die Übersicht Ihrer Beihilfen deshalb laufend mit.
Können wir mehrere Beratungen kombinieren?
Ja. Über die BAFA-Richtlinie sind bis zu fünf in sich abgeschlossene Beratungen möglich, höchstens zwei pro Jahr. Jede braucht einen eigenen Antrag, ein eigenes Thema und einen eigenen Nachweis. Eine Beratung in künstliche Teilstücke zu zerlegen, funktioniert dagegen nicht.